British Telecom

British Telecom (BT) verbetert Human Capital Management dankzij breedte- en diepteanalyse van OrgPlus

BT heeft wereldwijd 120.000 werknemers, waarvan het merendeel in het Verenigd Koninkrijk. BT kan bogen op een lange geschiedenis in telecommunicatie en is in staat binnen een continu veranderende bedrijfsomgeving nieuwe technologieën voor klanten aan te passen. BT wil haar positie als efficiënt, toonaangevend technologiebedrijf handhaven en erkende de noodzaak tot herstructurering en beter beheer van haar belangrijkste bron: de werknemers.

De uitdaging

Extreme kostendruk kan in elk bedrijf de algemene efficiëntie ondermijnen, en BT vormt daarop geen uitzondering. Men had het plan opgevat om een personeelslaag te laten afvloeien, in de veronderstelling dat dit voor de nodige besparingen zou zorgen.
Lawton Harper, Director Organization Effectiveness & Efficiency bij British Telecom Wholesale, kreeg de opdracht onderzoek te verrichten naar de gevolgen van het verwijderen van een personeelslaag. Hij bouwde voort op eerdere ervaringen met organisatiestructuur, en maakte gebruik van 'managementreikwijdte' (Span of Control). Deze theorie werd in 1922 in het Verenigd Koninkrijk geïntroduceerd door Sir Ian Hamilton. Hij verdedigde daarmee een optimale rapportagestructuur ter ondersteuning van maximale organisatorische efficiëntie. Deze theorie is echter niet rechtlijnig en steunt niet alleen op het aantal mensen dat aan een enkele manager rapporteert, maar vereist ook een beoordeling van de aard van het werk en andere situationele factoren. Dit is tevens vereist voor managerslagen en de directe medewerkers.

De methode

Nicola Jones, Information Modeling & Design bij BT, maakte met de software van OrgPlus Professional organigrammen voor 120.000 werknemers. Zodra de gegevens in OrgPlus waren geïmporteerd, konden deze eenvoudig worden bewerkt en beheerd. De organigrammen die ze had gemaakt, werden rechtstreeks gekoppeld aan de PeopleSoft HR-database. Normaalgesproken zou het nauwkeurig in kaart brengen van alle werknemers enkele maanden in beslag hebben genomen, maar met de software van OrgPlus duurde dit slechts enkele weken.
Breedte- en dieptestructuren van de gehele organisatie konden nu eenvoudig en snel worden weergegeven. Details zoals functie, salaris en 'rapporteert aan' werden geëxporteerd naar spreadsheets voor doelgerichtere analyse. De OrgPlus-hulpprogramma's voor scenarioplanning gaven snelle en accurate antwoorden op veel 'wat als'-situaties.
Aan de hand van bepaalde metrische richtlijnen konden groepen of afdelingen die bredere lagen of een kleiner bereik dan normaal hadden, worden gemarkeerd als potentiële kandidaten voor herstructurering.
Het was belangrijk dat HumanConcepts, de ontwerper van OrgPlus, met BT kon samenwerken om de softwarekern te herontwikkelen. Dit was nodig om rekenkundige berekeningen te beheren, hetgeen anders alleen met mainframetechnologie mogelijk was. Zonder toegang tot deze diensten leverde OrgPlus een veel snellere en goedkopere oplossing dan zware ontwerpprogramma's.

De resultaten van breedte- en diepteanalyse

Het team van BT was van mening dat de kwantitatieve gegevens niet volstonden om tot besluiten te komen en besloot kwalitatief onderzoek te laten uitvoeren via interviews. Zodra de kwantitatieve en kwalitatieve gegevens waren verzameld, konden de resultaten met meer inzicht worden bestudeerd.
De conclusies en aanbevelingen die voortvloeiden uit de combinatie van interviews met breedte- en diepteanalyses, waren in tegenspraak tot het oorspronkelijke plan van BT om een personeelslaag te verwijderen. BT kon namelijk niet overleven door een laag te verwijderen, omdat hierdoor essentiële vereisten voor wat betreft communicatie en personeelsbeheer negatief zouden worden beïnvloed, hetgeen de klantrelatie zou aantasten. Taken bleken te vol en te groot om het draagvlak te verbreden, zodat verkleinen van het aantal managers niet kon worden verantwoord. Men kwam tot de conclusie dat de implementatie van wijzigingen meer zou kosten dan het zou opbrengen aan besparingen.

De oplossing

BT besloot haar huidige organisatorische structuur te behouden en elders kostenbesparingen te behalen. Het bedrijf richtte zich op taakomschrijvingsfactoren in plaats van op de organisatiestructuur om een effectievere werkbelasting te bereiken. BT heeft via OrgPlus een 'wat als'-scenario opgesteld om eerst goed inzicht te verkrijgen in de potentiële gevolgen.
De situatie bij BT Wholesale bewijst dat breedte- en diepteanalyse met OrgPlus een essentiële rol speelde bij het verkrijgen van inzicht in de implicaties van strategische besluitvorming voor wat betreft het beheer van menselijk kapitaal.

BT emploie 120 000 personnes dans le monde entier dont la majorité est basée au Royaume-Uni. La société a une longue expérience à la pointe de la technologie des télécommunications et elle a réussi à adapter de nouvelles technologies aux besoins des clients dans un environnement commercial en développement permanent. Afin de maintenir sa position de pointe, elle a reconnu le besoin de restructuration et de meilleure gestion de sa ressource la plus importante, son personnel.

Le Challenge

La pression extrême des coûts dans toute société peut être préjudiciable à la productivité et BT ne fait pas exception. Les objectifs étaient la réduction des coûts en présumant que la suppression d'un niveau de fonction du personnel générerait les économies requises.
Lawton Harper, Directeur, Organization Effectiveness & Efficiency de British Telecom Wholesale, a été chargé d'une étude sur les effets de la suppression d'un niveau de responsabilités. Il appliqua son expérience passée sur la structure organisationnelle et il utilisa la théorie du "Contrôle de l'étendue des responsabilités" popularisée au Royaume-Uni par Sir Ian Hamilton en 1922 pour préconiser une structure de rapports optimale qui engendrerait la plus grande efficacité organisationnelle.
Cependant, la théorie de l'étendue des responsabilités n'est pas simple et ne repose pas seulement sur le nombre de personnes responsables devant un seul cadre supérieur mais requiert une évaluation de la nature de la tâche et d'autres facteurs situationnels. Ceci est requis des divers niveaux de cadres ainsi que de leurs charges directes.

La Méthode

Nicola Jones, Information Modeling & Design à BT, a utilisé le logiciel OrgPlus Professional pour créer des organigrammes des 120 000 employé(e)s. Une fois importées dans OrgPlus, ces données étaient faciles à manipuler et à traiter. Elle a pu créer des organigrammes directement connectables à la base de données de RH de PeopleSoft. La tâche d'enregistrer chaque membre du personnel avec précision aurait normalement pris plusieurs mois mais elle fut achevée en quelques semaines avec le logiciel OrgPlus.
Il était alors facile et rapide de visionner les étendues et niveaux de responsabilités de l'ensemble de l'organisation. Des détails comme la fonction, le salaire et les supérieurs hiérarchiques étaient exportés sur des tableurs pour une analyse plus ciblée. Les outils de planification du scénario dans OrgPlus offrent des résultats rapides et précis à de nombreuses situations hypothétiques.
En utilisant certaines mesures de performances comme lignes directrices, les groupes ou les divisions dont les niveaux ou l'étendue des responsabilités peuvent être supérieurs ou inférieurs à la normale peuvent être identifiés comme candidats potentiels de la restructuration.
HumanConcepts, en tant qu'auteur de OrgPlus, a été instrumental en partenariat avec BT dans le développement du logiciel de gestion des calculs arithmétiques qui n'auraient normalement été obtenus qu'en utilisant une technologie avec ordinateur central. Sans l'accès à ces services, OrgPlus a offert une solution dans des délais et pour un coût bien inférieurs à ceux associés aux lourds programmes de modélisation.
Résultats de l'étude de l'étendue et des niveaux de responsabilités L'équipe BT a trouvé que les données quantitatives seules n'étaient pas concluantes et elle a décidé de réaliser une étude qualitative sous la forme d'interviews. Une fois que les données quantitatives et qualitatives ont été collectées, les résultats ont pu être étudiés avec plus d'informations.
Contrairement à l'idée initiale de BT sur la suppression d'un niveau de compétences, la combinaison des interviews et de l'analyse des étendues et niveaux de responsabilités, aboutit à des conclusions et des recommandations différentes. Nommément, qu'il n'était pas possible de survivre en supprimant un niveau de responsabilités, car ceci affecterait des communications vitales et les besoins d'encadrement du personnel qui ne pourraient pas être sacrifiés lors des relations avec les clients. Il devint clair que les fonctions étaient trop accaparantes et trop importantes pour être élargies et justifier la suppression de cadres. En conclusion, les coûts des changements auraient été plus importants que les économies réalisées.

La Solution

BT décida de maintenir sa structure organisationnelle actuelle et de se tourner ailleurs pour réaliser des économies. La société s'adressa aux caractéristiques des fonctions plutôt qu'à la structure de l'organisation pour obtenir une répartition plus efficace des tâches. En utilisant OrgPlus, BT a créé un scénario hypothétique pour mieux comprendre les conséquences potentielles avant d'appliquer les réformes.
La situation à BT Wholesale prouve que l'analyse des étendues et niveaux de responsabilités en utilisant OrgPlus, a joué un rôle essentiel pour la bonne compréhension des implications de décisions stratégiques dans le domaine de la gestion du capital humain.

A propos de HumanConcepts

HumanConcepts est le premier fournisseur de modélisation de RH et de solutions intelligentes. Avec sa technologie OrgPlus qui lui permet de répertorier des millions d'employé(e)s pour des sociétés dans le monde entier, dont 400 du Fortune 500, HumanConcepts a établi les normes de bonne pratique d'élaboration des organigrammes.
OrgPlus s'intègre dans les systèmes des vendeurs dont SAP et PeopleSoft pour créer, mettre à jour et distribuer automatiquement les organigrammes de collaboration des équipes, de planification du personnel, de gestion organisationnelle et de prises de décisions critiques. De plus, OrgPlus s'intègre sans solution de continuité avec les principales applications industrielles telles que Microsoft Office et Adobe Acrobat.